Webinar-Recap:
Von 0 auf live in 3 Wochen: 5 Learnings aus dem Giftcard-Projekt von Kapten & Son
Drei Wochen von der Entscheidung bis zum Go-live eines digitalen Giftcard-Programms, und das ausgerechnet kurz vor Weihnachten. Klingt sportlich? War es auch.
Kapten & Son ist eine 2014 in Münster gegründete Lifestyle-Marke mit Headquarter in Köln. Unter dem Leitgedanken „We are not just a brand. We are an experience.“ setzt das Unternehmen auf ein konsistentes Markenerlebnis über alle Touchpoints hinweg. Digitale Services und eine starke Backend-Infrastruktur spielen dabei eine zentrale Rolle.
Giftcards waren im stationären Handel von Kapten & Son bereits ein relevanter Umsatztreiber. Online fehlte jedoch eine digitale Lösung. Zum Problem wurde das kurz vor Weihnachten: Ab dem Carrier-Cut-off konnten die Versanddienstleister eine rechtzeitige Lieferung physischer Geschenke nicht mehr garantieren. Die Idee: Kund*innen auch danach noch eine Last-Minute-Geschenkoption anzubieten. Dafür musste das digitale Giftcard-Programm allerdings in kürzester Zeit stehen.
Im zweiten Teil unserer Giftcard-Webinarreihe haben Maximilian Domels und Julian Krönert von Kapten & Son gemeinsam mit unseren Kolleg*innen Anne-Elise Süsens und Klaus Paul-Schierhorn einen Blick hinter die Kulissen des Projekts geworfen. Schon unsere erste Live-Umfrage zeigte, wie außergewöhnlich das Tempo war: Die meisten Teilnehmenden schätzten die durchschnittliche Einführungszeit eines digitalen Giftcard-Programms auf drei bis sechs Monate. Kapten & Son hat es in drei Wochen geschafft und ist am 16. Dezember pünktlich vor dem Carrier-Cut-off live gegangen, technisch reibungslos und ohne kritische Fehler.
Was hat diesen schnellen Go-live möglich gemacht? Aus dem Projekt lassen sich fünf zentrale Learnings ableiten, die auch für andere Giftcard-Projekte relevant sind.
1. Klare Prioritäten
Drei Wochen bis zum Go-live. Da liegt der Gedanke nahe, möglichst schnell mit der technischen Umsetzung zu starten. Kapten & Son hat sich bewusst dagegen entschieden. Bevor die erste Zeile Code geschrieben wurde, wurde zunächst geklärt, was die Lösung zum Go-live wirklich können muss, welche Prozesse dafür notwendig sind und was bewusst erst später folgt.
Dafür wurden intern die relevanten Bereiche zusammengebracht, Anforderungen und Flows definiert und Verantwortlichkeiten geklärt. Erst auf dieser Basis ging es gemeinsam mit den beteiligten Technologiepartnern in die konkrete Umsetzung. Was bei einer so knappen Timeline zunächst nach zusätzlichem Zeitaufwand klingt, wurde zu einem wichtigen Erfolgsfaktor: Alle Beteiligten starteten mit einem gemeinsamen Verständnis und einem klar definierten Ziel in das Projekt.
Das zeigte sich auch beim Funktionsumfang. Kapten & Son entschied sich zunächst für ein rein digitales Produkt. Ein Omnichannel-Einsatz, also die Synchronisierung mit den bereits bestehenden Giftcards in den eigenen Stores, hätte den zeitlichen Rahmen gesprengt und wurde auf einen späteren Zeitpunkt verschoben.
Auch bei der Einlösung wurde priorisiert. Sie wurde zunächst auf den Euro-Raum begrenzt, Schweiz und UK blieben vorerst außen vor. Gleichzeitig musste die Kundenkommunikation von Anfang an auf Deutsch, Französisch und Niederländisch funktionieren. Auch operative Fragen wurden früh geklärt. Der E-Mail-Versand wurde beispielsweise in Actindo integriert, wo bereits passende Templates und Module vorhanden waren. So musste unter Zeitdruck keine komplett neue Versandlogik aufgebaut werden.
Das Learning: Gerade bei einer ambitionierten Timeline entsteht Geschwindigkeit nicht dadurch, möglichst schnell mit der Entwicklung zu beginnen. Entscheidend ist, zuerst Klarheit über Scope, Prozesse und Prioritäten zu schaffen und konsequent zwischen dem zu unterscheiden, was zum Go-live notwendig ist und was später folgen kann.
2. Enge Zusammenarbeit
Am Projekt waren gleich mehrere externe Partner beteiligt: KNISTR mit der Giftcard-Technologie, SCAYLE als Commerce-Plattform und Actindo als Digital-Operations-Infrastruktur und Orchestrator zwischen den Systemen. Kapten & Son nahm dabei bewusst eine vermittelnde Rolle ein. Statt jede Abstimmung über das eigene Projektteam laufen zu lassen, setzte das Team auf direkte Kommunikation zwischen den Partnern.
Als einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren wurde im Webinar deshalb Pragmatismus genannt. Alle Beteiligten konzentrierten sich auf das Wesentliche und stimmten sich eng miteinander ab. Tägliche Abstimmungen und ein gemeinsamer Teams-Channel sorgten dafür, dass offene Punkte direkt adressiert und gemeinsam gelöst werden konnten.
Das Learning: Je mehr Systeme, Teams und Partner an einem Projekt beteiligt sind, desto wichtiger sind direkte Kommunikationswege. Enge Zusammenarbeit bedeutet dabei nicht automatisch mehr Abstimmungsaufwand. Im besten Fall reduziert sie Reibungsverluste, weil Probleme dort gelöst werden, wo sie entstehen.
3. Schnelle Entscheidungen
Enge Zusammenarbeit bringt nur dann Tempo, wenn daraus auch zügig Entscheidungen entstehen. Einige wichtige Weichenstellungen mussten kurzfristig getroffen werden. Dazu gehörten die Beschränkung auf den Euro-Raum, die Entscheidung für ein rein digitales Produkt und die Integration des E-Mail-Versands in Actindo.
Ein gutes Beispiel für pragmatisches Priorisieren war der Umgang mit Stornierungen und Rückerstattungen. Statt unter Zeitdruck eine vollautomatisierte Lösung zu bauen, wurde entschieden, diese Fälle zunächst manuell über das Customer-Care-Team abzuwickeln. Das bedeutete kurzfristig zwar mehr Aufwand im Tagesgeschäft, verhinderte aber, dass die Timeline an einer Detailfrage scheiterte.
Das Learning: Geschwindigkeit entsteht nicht nur durch eine schnelle technische Umsetzung, sondern auch durch die Fähigkeit, Entscheidungen zügig zu treffen. Bei engen Timelines können pragmatische Übergangslösungen sinnvoll sein, wenn sie den Go-live ermöglichen. Nicht jeder Prozess muss vom ersten Tag an vollständig automatisiert sein.
4. Standardisierte Prozesse
Bei drei Wochen Projektlaufzeit bleibt wenig Raum für Sonderlösungen. Ein wichtiger Erfolgsfaktor war deshalb, möglichst konsequent auf bestehenden Systemen, Prozessen und Standards aufzubauen, statt für jeden Anwendungsfall etwas Neues zu entwickeln.
Kapten & Son integrierte die Giftcard vollständig in die vorhandene Systemlandschaft und setzte auf automatisierte Abläufe für den Kauf-Flow. Auch vorhandene Strukturen, etwa bestehende E-Mail-Templates in Actindo, konnten weitergenutzt werden.
Gleichzeitig musste die bisherige Logik an einigen Stellen erweitert werden. Das zeigte sich besonders im Finance-Bereich: Während Giftcards zuvor manuell als Voucher beziehungsweise Rabattcode verarbeitet wurden, musste die neue digitale Giftcard als eigenständige Bezahlmethode im System hinterlegt und automatisiert verbucht werden.
Das Learning: Je enger die Timeline, desto wichtiger ist es, vorhandene Standards konsequent zu nutzen und Sonderentwicklungen auf das wirklich Notwendige zu begrenzen.
5. Fokus auf den Go-live
Bei einer so ambitionierten Timeline musste klar sein, worauf es zum Launch ankommt: Die kritischen Prozesse mussten stabil funktionieren und die Giftcard für Kund*innen zuverlässig kauf- und einlösbar sein. Gerade weil es sich um ein kundenzugewandtes Produkt handelt und am Ende eine E-Mail mit Giftcard-Nummer und PIN direkt an die Kund*innen verschickt wird, war bei diesen zentralen Abläufen eine saubere Umsetzung Pflicht.
Eine wichtige Rolle spielte dabei das Testing. Trotz der knappen Zeit nahm sich das Team bewusst die Zeit, auch unwahrscheinliche Szenarien durchzuspielen. Denn viel Puffer für Fehler nach dem Launch gab es nicht. Das zahlte sich aus: Am 16. Dezember ging das digitale Giftcard-Programm pünktlich zum Carrier-Cut-off live. Der Launch verlief technisch reibungslos und ohne kritische Fehler.
Ganz ohne Nachjustierungen ging es trotzdem nicht. Im E-Mail-Template mussten beispielsweise kleinere Anpassungen vorgenommen werden. Auch Richtung Finance zeigte sich ein Matching-Thema: Die gekauften Giftcards ließen sich zunächst nicht sauber den entsprechenden Order-IDs zuordnen, wodurch vorübergehend manueller Aufwand entstand. Das Problem konnte anschließend gelöst werden.
Auch beim Retourenprozess zeigte sich, wie komplex einzelne Sonderfälle werden können. Das gilt zum Beispiel, wenn ein Warenkorb teilweise mit einer Giftcard und teilweise über eine andere Zahlungsart bezahlt wurde und die Rückerstattung anschließend sauber aufgeteilt werden muss.
Das Learning: Ein erfolgreicher Go-live bedeutet nicht, dass vom ersten Tag an jeder denkbare Sonderfall perfekt gelöst sein muss. Entscheidend ist, die geschäftskritischen und kundenzugewandten Prozesse intensiv zu testen und stabil abzubilden. Gleichzeitig muss das Team in der Lage sein, nach dem Launch schnell auf Optimierungsbedarf zu reagieren.
Und wie geht es jetzt weiter?
Für Kapten & Son ist klar: Das Thema Giftcards ist mit dem Launch nicht abgeschlossen. Auf der Agenda stehen bereits weitere Themen:
- Weitere Länder: Als Nächstes sollen auch die Schweiz und UK mit Giftcards erschlossen werden.
- B2B-Geschäft: Zusätzliche Potenziale liegen unter anderem in Mitarbeiter- und Incentive-Gutscheinen.
- Externe Vertriebspartner: Partnerschaften und zusätzliche Vertriebskanäle sollen das Giftcard-Geschäft weiter ausbauen.
- Weitere Giftcard-Use-Cases: Perspektivisch können Giftcards beispielsweise auch im Customer Care bei Kulanzfällen eingesetzt werden.
- Referral Marketing: Eine verschenkte Giftcard ist immer auch eine Empfehlung und bringt potenziell neue Kund*innen mit der Marke in Kontakt.
Dass Giftcards auch wirtschaftlich an Bedeutung gewinnen, zeigt unsere Giftcard-Studie 2026: Zwischen 2023 und 2025 verzeichneten die analysierten Giftcard-Programme ein durchschnittliches jährliches Umsatzwachstum von 12,5 %. Bei manchen Unternehmen gehören Giftcards bereits zu den umsatzstärksten Einzelartikeln im Sortiment und machen bis zu 2 % des Gesamtumsatzes aus.
Fazit
Drei Wochen bis zum Go-live sind alles andere als selbstverständlich. Der Kapten-&-Son-Case zeigt aber, was möglich ist, wenn Scope und Prioritäten klar sind, Entscheidungen schnell getroffen werden und alle Beteiligten eng zusammenarbeiten. Standardisierte Prozesse und der Fokus auf einen stabilen Go-live haben dafür die Grundlage geschaffen.
Der Launch ist dabei nicht das Ende, sondern der Startpunkt. Ist das technische Fundament einmal gelegt, lassen sich weitere Märkte, Vertriebskanäle und Use Cases Schritt für Schritt erschließen.
Du möchtest den kompletten Case noch einmal ansehen? Hier geht es zur Aufzeichnung:
Und wie geht es in unserer Webinarreihe weiter?
Wie sich Giftcards darüber hinaus gezielt mit Kundenbindung verknüpfen lassen, zeigen Shruti Kapur und Klaus Paul-Schierhorn im dritten und letzten Teil unserer Webinarreihe. Im Webinar „MATCH MADE IN HEAVEN – Wie Giftcards und Loyalty erfolgreich zusammenspielen“ geht es am 16.09.2026 um 14:00 Uhr anhand konkreter Beispiele darum, wie Giftcards für Kundenbindung, Reaktivierung und Personalisierung eingesetzt werden können und welche Use Cases sich aus der Verbindung mit Loyalty ergeben.
